Contrat de sous-traitance

OBJECTIF

Le Contrat de sous-traitance permet de gérer, de façon simple et efficace, une commande faite à un sous-traitant comprenant des avis de changement.

Cette option permet d’utiliser un formulaire séparé de la commande originale pour les avis de changement.

 

PRÉREQUIS

• Gestion des projets
• Gestion des fournisseurs
• Gestion des groupes

 

Étapes

maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Contrat de sous-traitance > Contrat de sous-traitance

 

Créer un contrat de sous-traitance 

1. Entrer les informations générales requises dans l’en-tête du contrat :

Champs	Description
No contrat	Numéro assigné par le compteur. NOTES : Si aucun numéro n’est spécifié manuellement, maestro* l’attribue lors de l’enregistrement du contrat. Le compteur est le même que celui de la Commande régulière ou la Commande avec catalogue. Le compteur s’incrémente en fonction de l’utilisation de chacune des options. Un compteur et un masque peuvent être définis au niveau des Configurations diverses.
Fournisseur	Code du sous-traitant issu de la Gestion des fournisseurs.
No adresse	Permet de choisir une adresse de fournisseur définie dans la Gestion des adresses de fournisseurs.
Téléphone 1 et 2	Numéro de téléphone principal et secondaire pour communiquer avec le fournisseur.
Fax	Numéro de télécopieur du fournisseur.
No externe	Indique le numéro que le contrat de sous-traitance porte dans un autre système afin d’établie un lien avec cet autre système (p. ex., Procore).
Comptabilisation des courus	Fonction qui permet d’entrer l’Avancement des contrats de sous-traitance; ainsi, lorsque cochée, cette case rend possible la comptabilisation d’un couru. NOTES : Pour rendre la fonction disponible, il faut cocher la case Activer la gestion des courus dans les contrats de sous-traitance qui se trouve dans le sous-onglet Options sous l'onglet Desc. du projet de la Gestion des projets. Au besoin, voir le document Gestion des projets.

2. Entrer les informations requises dans l’onglet Contrat original :

L’onglet Contrat original est renommé Gabarit lorsque le type de contrat est Résidentiel.

 

Champs	Description
État	État du contrat de sous-traitance disponible lors de l’enregistrement. Les états disponibles pour l’utilisateur sont : Engagée, Réservée, Soumission, Modifiée, Entrée et Confirmée. NOTES : L’état est mis à Modifiée automatiquement par maestro* si de nouveaux avis de changement sont ajoutéssur un contrat qui avait été fermé ou si un contrat ou un avis de changement transférés sont déverrouillés. Par contre, il est possible de modifier cet état dans l’icône Configuration. Il est possible de consulter les transactions à l’état Modifiée en cliquant sur l’icône Afficher seulement les entrées modifiées. Si la fonctionnalité d’approbation avancée des commandes est activée dans les Configurations diverses, le changement d’état est disponible seulement lors de l’enregistrement de la commande. Il est possible de créer de nouveaux états à l’aide de l’option Configuration des codes d’approbation.
Type	Permet d’identifier le type de contrat de sous-traitance. Valeurs disponibles : Commande Régulière Identifie que le contrat de sous-traitance est une commande régulière. Estimé Commande ouverte avec un engagement. NOTES : Cette commande permet de suivre un montant estimé au départ, mais non confirmé. Une commande estimée ne se ferme pas toute seule lorsqu’elle est complétée. Elle doit être fermée manuellement par l’utilisateur en utilisant l’option Fermeture des commandes ou en cochant la colonne Terminé pour chacun des items de la commande dans la Facturation sur commande. Résidentiel Identifie que le contrat de sous-traitance est relié à des projets résidentiels. NOTE : Il est possible d’imprimer les contrats résidentiels à partir de l’option Impression des contrats résidentiels.
Date contrat	Date d’ouverture du contrat. NOTE : Pour transférer une commande de sous-traitant, la période financière au grand-livre doit avoir été créée. Sinon, il sera impossible de transférer la commande.
Date livraison	Date de livraison prévue; début des travaux.
Bon de travail	Permet de relier le contrat de sous-traitance à un bon de travail. NOTE : Maestro* permet de choisir un bon de travail existant si le module Bons de travail est installé.
No appel	Permet d’indiquer un numéro d’appel de service au contrat de sous-traitance sélectionné. NOTES : Il est impossible d’indiquer un numéro d’appel différent par ligne dans la ventilation du contrat de sous-traitance. La présence du numéro d’appel dans l’en-tête du contrat de sous-traitance fera en sorte que chaque contrat de sous-traitance ne pourra être lié qu’à un seul appel de service.
Projet	Projet auquel l’achat est imputé. NOTES : Les projets s’affichent selon l’accès aux projets défini dans la Gestion de la sécurité. Le projet identifié dans ce champ sert également à sélectionner l’endroit de livraison par défaut lorsque le champ Endroit est à Projet dans l’onglet Livraison.
Imprimer un bon	Valeurs disponibles : Oui Les contrats à Oui sont disponibles lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des contrats sous-traitance. Non Les contrats à Non ne sont pas disponibles lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des contrats sous-traitance.
Terme de paiement	Terme de paiement, issu de la Gestion des délais de paiement, utilisé par défaut pour la facture. NOTE : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement.
Retenue détaillée	Option qui permet d’indiquer un taux de retenue propre à chaque ligne du contrat ou de l’avis de changement plutôt que sur leur montant total. Elle s’avère utile dans les cas où aucune retenue ne devrait être calculée sur certains éléments, comme de l’équipement électronique. Lorsque cette case est cochée, la colonne % Retenue s’affiche dans les grilles du sous-onglet Ventilation des onglets Contrat original et Avis de changement. NOTE : Cette option ne sera plus modifiable dès qu’une facture sera présente pour un contrat de sous-traitance, que cette facture soit transférée ou non.
% Retenue	Pourcentage de retenue applicable sur le montant total du contrat lors de la facturation. NOTES : Si un taux de retenue est indiqué dans le champ Taux de retenue du projet, ce taux est affiché. Si la case Retenue détaillée est cochée, ce champ n’est pas utilisé.

 

Les informations du fournisseur de même que celles contenues dans la section Infos additionnelles fournisseur proviennent de la Gestion des fournisseurs et s’affichent automatiquement lors de l’entrée d’un code de fournisseur.

1. Sous-onglet Détails : Permet d’entrer des instructions spécifiques en lien avec les travaux. Il est possible de formater le texte en utilisant les icônes pour la police, les attributs, la taille, etc. Il est nécessaire de modifier les formulaires pour tenir compte de la variable formatée.
2. Sous-onglet Ventilation :

La ventilation représente la structure des activités budgétées au projet. Dans un mode d’utilisation normale, un montant global est entré pour l’ensemble des travaux et les modifications sont gérées par des avis de changement. Il est possible d’imputer les avis de changement à un sous-projet afin d’en assurer un meilleur suivi des coûts. Le projet, l’activité et le groupe doivent être différents du projet, activité et groupe de l’inventaire définis dans les Configurations générales, sous le module Achats et approvisionnement, Inventaire (section Inventaire). Sinon, il sera impossible de sauvegarder la transaction.

 

Champs	Description
Description	Brève description des travaux.
Date	Date de livraison informative pour chacune des descriptions (et non de la transaction).
Compagnie	Nom de la compagnie de la dépense. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Projet	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense appartient.
Activité	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense appartient.
Groupe	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense appartient. NOTE : Logiquement, le groupe devrait toujours être S-Sous-traitants.
Mnt demandé	Montant estimé des travaux à exécuter. NOTE : Si ce champ est rempli pour la ligne et que son État est Entrée, la ligne peut être facturée, à la condition que le contrat de sous-traitance soit à l’état Modifié et que la ligne ne contienne ni quantité ni Montant.
Qté commandée	Quantité commandée. NOTE : La quantité peut être utilisée comme lors d’une facturation progressive, soit être la quantité d’avancement par rapport aux travaux, ou être utilisée comme un montant forfaitaire.
Qté reçue	Quantité facturée. NOTE : Cette quantité est mise à jour après le transfert des factures liées au contrat.
Unité de mesure	Unité de mesure de l’item commandé.
Prix unitaire	Prix unitaire en lien avec la quantité entrée. NOTE: Ce champ peut contenir jusqu'à 14 caractères numériques, virgule incluse (celle-ci peut-être placée n'importe où dans la chaîne de caractères pour ajuster le nombre de décimales).
Montant	Montant de la ligne de ventilation. NOTE : Un montant peut être entré même si les champs Qté commandée et Prix unitaire sont vides.
% Retenue	Pourcentage à retenir pour la ligne de ventilation. NOTE : Cette colonne n’est visible que si la case Retenue détaillée est cochée.
Tx 1	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Montant taxe 1	Montant correspondant au calcul de la taxe indiquée dans la colonne Taxe 1.
Tx 2	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Montant taxe 2	Montant correspondant au calcul de la taxe indiquée dans la colonne Taxe 2.
État	Complété par défaut lors de l’enregistrement du contrat en fonction de son avancement dans maestro*.
Ne pas imprimer	Indique de ne pas imprimer la ligne sur le formulaire du contrat.
Type de ligne	Code alphanumérique non validé permettant d’entrer une information distincte sur les lignes où cela est nécessaire. Par exemple : pour imprimer une ligne en gras sur le formulaire, il est possible d’entrer un caractère comme « G » dans ce champ. Il suffit ensuite d’ajouter une condition dans le formulaire afin que les lignes où l’on retrouve le caractère G soient imprimées en gras.
Compteur dessin	Permet d'indiquer le numéro de compteur d'un dessin d'atelier. NOTES : Cette colonne n'est pas affichée par défaut. Pour afficher cette dernière, aller dans les configurations de la grille de ventilation et cocher la colonne. Cette colonne s'affiche seulement si le module Dessins d'atelier est installé. La valeur du champ peut être modifiée lorsque la transaction est sauvegardée, mais pas lorsque la transaction est transférée.
Titre du dessin	Indique le titre du dessin d'atelier sélectionné dans la colonne Compteur dessin. NOTES : Cette colonne est à titre indicatif seulement. Cette colonne n'est pas affichée par défaut. Pour afficher cette dernière, aller dans les configurations de la grille de ventilation et cocher la colonne. Cette colonne s'affiche seulement si le module Dessins d'atelier est installé. La valeur du champ peut être modifiée lorsque la transaction est sauvegardée, mais pas lorsque la transaction est transférée.
Référence 1 à 5	Permettent de saisir divers numéros de référence (référence entrepreneur, référence client, etc.). NOTE : Il y a un maximum de 20 caractères alphanumériques pour chaque colonne. Ces colonnes ne sont pas affichées par défaut. Pour afficher ces dernières, aller dans les configurations de la grille de ventilation et cocher les colonnes désirées. Ces colonnes apparaissent entre les colonnes Numéro et Sans taxes du rapport de l'option Analyse des contrats si la valeur du champ Niveau de détail est Détaillé.

3. Entrer les informations requises dans l’onglet Livraison :

Champs	Description
Endroit	Endroit des travaux. Valeurs disponibles : Alternatif Permet de créer une adresse temporaire. Contact Permet d’utiliser une adresse associée à un contact issu de l’option Gestion des contacts. Fournisseur Permet d’utiliser l’adresse définie dans la Gestion des fournisseurs pour le fournisseur sélectionné. Adresse fournisseur Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des adresses de fournisseurs. Liste Permet d’utiliser une adresse issue de la Gestion des adresses. Compagnie Utilise l’adresse entrée dans les paramètres de la compagnie. Projet Utilise l’adresse inscrite dans la Gestion des projets du projet sélectionné. NOTES : Si un projet a été identifié dans l’écran principal de la commande, ce dernier sera automatiquement sélectionné comme endroit de livraison si le champ Endroit est à Projet. Par contre, si un projet est sélectionné manuellement dans ce champ, ce dernier sera conservé même si le projet est modifié dans l’écran principal de la commande.
Nom, Division, Adresse, ...	Identification spécifique de l’endroit des travaux. Note : Comprend les champs Nom, Division, Adresse, Ville, Province, Code postal, Pays, Code Zip, Tél. 1, Fax et Tél. 2.
Transport	Transport issu de la Gestion des abréviations.
FOB	Incoterm issu de la Gestion des abréviations.
À l’attention de	Contact lors de la livraison.
Spécifications	Spécification pour la commande issue de la Gestion des spécifications.
Emplacement	Emplacement où la commande sera emmagasinée.
Acheteur	Par défaut, même que le champ Entré par, mais il est possible de le modifier.
Entré par	Nom de l’utilisateur ayant entré la commande (inscrit automatiquement par le système).

4. Entrer les informations requises dans l’onglet Avis de changement :

L’onglet Avis de changement est renommé Bons de commande lorsque le type de contrat est Résidentiel. La fonctionnalité des avis de changement utilise des icônes séparées. Les icônes Saisir un nouvel avis de changement, Sauvegarder un avis de changement et Supprimer un avis de changement sont exclusifs à l’utilisation de cette fonctionnalité et sont disponibles dans la barre d’outils seulement lorsque l’onglet Avis de changement est sélectionné. Il est possible de créer un nouvel avis de changement ou de relier le contrat à un avis de changement déjà créé par l’option Gestion des changements.

 

Si le contrat de sous-traitance est associé à une dénonciation, lors du transfert du contrat de sous-traitance, le montant de la dénonciation sera automatiquement mis à jour pour considérer les ajouts au contrat. Le montant mis à jour est le montant de l’avis de changement incluant les taxes. Pour que le montant de la dénonciation soit mis à jour, les champs Fournisseur, Projet et Commande du Contrat de sous-traitance doivent correspondre à ceux de la Dénonciation.

 

Champs	Description
Compteur	Compteur séquentiel de l’avis de changement. Géré par maestro*.
Avis de changement	Numéro de l’avis de changement. NOTES : Ce numéro doit être entré manuellement. Il est impossible d’enregistrer la transaction si le numéro d’avis de changement entré existe déjà pour le projet ou pour le contrat.
Description	Description identifiant l’avis de changement.
Date	Date par défaut pour chaque ligne de la section Ventilation. NOTE : Les engagements provenant des avis de changement sont comptabilisés en fonction de cette date et non de la date du contrat de sous-traitance.
No A/C pour ce sous-contrat	Numérotation de l’avis de changement pour ce sous-contrat, à titre informatif. NOTES : Ce numéro est attribué automatiquement lors de la sauvegarde, si le champ est vide. Sinon, il conserve la valeur inscrite par l’utilisateur. Voir l’annexe pour le format de numérotation. Cette information est disponible dans les formulaires de sous-traitance et dans le rapport Analyse des contrats, en format détaillé. Ce numéro sera également transféré dans la ventilation de l’avis de changement créé dans le module Gestion des changements et sera visible dans les rapports d’avis de changement ainsi que dans la Consultation des avis de changement. Les informations contenues dans ce champ peuvent être retrouvées dans la colonne No A/C Sous-contrat du Rapport des coûts de projet. La colonne n'est pas visible par défaut et doit être activé dans les Configurations du visualiseur de rapport maestro*.

1. Sous-onglet Détails : Permet d’entrer des instructions spécifiques en lien avec l’avis de changement. Il est possible de formater le texte en utilisant les icônes pour la police, les attributs, la taille, etc. Il est nécessaire de modifier les formulaires afin de tenir compte de la variable formatée.
2. Sous-onglet Ventilation :

Il est possible d’imputer les avis de changement à un sous-projet afin d’assurer un meilleur suivi des coûts. Le projet, l’activité et le groupe doivent être différents du projet, activité et groupe de l’inventaire définis dans les Configurations générales, sous le module Achats et approvisionnement, Inventaire (section Inventaire). Sinon, il sera impossible de sauvegarder la transaction.

 

Champs	Description
Description	Brève description des travaux liés à l’avis de changement.
Date	Date de livraison informative pour chacune des descriptions rattachées à l’avis de changement (et non de la transaction).
Compagnie	Nom de la compagnie de la dépense. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Projet	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense appartient.
Activité	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense appartient.
Groupe	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense appartient.
Mnt demandé	Montant estimé des travaux à exécuter.
Qté commandée	Quantité commandée. NOTE : La quantité peut être utilisée comme lors d’une facturation progressive, soit être la quantité d’avancement par rapport aux travaux, ou être utilisée comme un montant forfaitaire.
Qté reçue	Quantité facturée. NOTE : Cette quantité est mise à jour après le transfert des factures liées au contrat.
Unité de mesure	Unité de mesure de l’item commandé.
Prix unitaire	Prix unitaire en lien avec la quantité entrée.
Montant	Montant de la ligne de ventilation. NOTE : Un montant peut être entré même si les champs Qté commandée et Prix unitaire sont vides.
% Retenue	Pourcentage à retenir pour la ligne de ventilation. NOTE : Cette colonne n’est visible que si la case Retenue détaillée de l’onglet Contrat original est cochée.
Tx 1	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter la rubrique Lecture des codes de taxes de maestro*.
Montant taxe 1	Montant correspondant au calcul de la taxe indiquée dans la colonne Taxe 1.
Tx 2	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter la rubrique Lecture des codes de taxes de maestro*.
Montant taxe 2	Montant correspondant au calcul de la taxe indiquée dans la colonne Taxe 2.
État	Complété par défaut lors de l’enregistrement du contrat en fonction de l’avancement de l’avis de changement dans maestro*.
Ne pas imprimer	Indique de ne pas imprimer la ligne sur le formulaire d’avis de changement.
Type de ligne	Code alphanumérique non validé permettant d’entrer une information distincte sur les lignes où cela est nécessaire. Par exemple : pour imprimer une ligne en gras sur le formulaire, il est possible d’entrer un caractère comme « G » dans ce champ. Il suffit ensuite d’ajouter une condition dans le formulaire afin que les lignes où l’on retrouve le caractère G soient imprimées en gras.
Compteur dessin	Permet d'indiquer le numéro de compteur d'un dessin d'atelier. NOTES : Cette colonne n'est pas affichée par défaut. Pour afficher cette dernière, aller dans les configurations de la grille de ventilation et cocher la colonne. Cette colonne s'affiche seulement si le module Dessins d'atelier est installé. La valeur du champ peut être modifiée lorsque la transaction est sauvegardée, mais pas lorsque la transaction est transférée.
Titre du dessin	Indique le titre du dessin d'atelier sélectionné dans la colonne Compteur dessin. NOTES : Cette colonne est à titre indicatif seulement. Cette colonne n'est pas affichée par défaut. Pour afficher cette dernière, aller dans les configurations de la grille de ventilation et cocher la colonne. Cette colonne s'affiche seulement si le module Dessins d'atelier est installé. La valeur du champ peut être modifiée lorsque la transaction est sauvegardée, mais pas lorsque la transaction est transférée.
Référence 1 à 5	Permettent de saisir divers numéros de référence (référence entrepreneur, référence client, etc.). NOTE : Il y a un maximum de 20 caractères alphanumériques pour chaque colonne. NOTE : Ces colonnes ne sont pas affichées par défaut. Pour afficher ces dernières, aller dans les configurations de la grille de ventilation et cocher les colonnes désirées. NOTE : Ces colonnes apparaissent entre les colonnes Numéro et Sans taxes du rapport de l'option Analyse des contrats si la valeur du champ Niveau de détail est Détaillé.

 

Une fois le contrat de sous-traitance transféré, les avis de changement apparaissent dans les diverses fonctionnalités du module Avis de changement.

5. Entrer les informations requises dans l’onglet Mémo : Permet d’entrer des notes générales concernant le contrat sous-traitance. Il est possible de formater le texte en utilisant les icônes pour la police, les attributs, la taille, etc. Il est nécessaire de modifier les formulaires afin de tenir compte de la variable formatée.
6. Entrer les informations requises dans l’onglet Champs supplémentaires si nécessaire.
7. Cliquer sur Enregistrer.

Seules les commandes à l’état Confirmée peuvent être transférées. Une fois transférée, la commande ne peut plus être modifiée, sauf si la fonctionnalité Déverrouiller le contrat original ou Déverrouiller l’avis de changement courant est utilisée dans le menu Fichier de l’écran. Pour pouvoir utiliser l’une ou l’autre de ces fonctions, aucune facture ne doit avoir été entrée pour la commande. Pour que l’utilisateur ait accès aux options Déverrouiller le contrat original et Déverrouiller l’avis de changement courant, la sécurité de celui-ci doit être modifiée en cochant la case L’usager peut modifier les commandes et contrats de sous-traitance transférés sous l’onglet Restriction des accès, section Achats et approvisionnement — Commande. L’état de la commande change pour Modifiée si elle est déverrouillée.

 

Voir aussi 

• Configurations diverses
• Commande régulière
• Commande sur projet
• Commande avec catalogue
• Impression des contrats de sous-traitance
• Gestion des avis de changements
• Consultation des avis de changement
• Liste des avis de changement
• Impression des contrats résidentiels
• Lecture des codes de taxes de maestro*
• Rapport des coûts de projet

 

ANNEXE

Format de numérotation des avis de changement pour un sous-contrat

Lorsque l’utilisateur entre manuellement une valeur dans le champ No A/C pour ce sous-contrat, maestro* conserve cette valeur. Le numéro n’a pas à respecter de format particulier.

Lorsque le champ est vide, lors de la création et de la sauvegarde de l’avis de changement, maestro* numérote l’avis de changement selon le format suivant :

Exemple d’un avis de changement sur un contrat de sous-traitance :

Formule utilisée : NUMÉRO DU CONTRAT + TIRET + NUMÉRO DE SÉQUENCE

Ainsi, un premier avis de changement qui est ajouté sur le contrat de sous-traitance # 579 est numéroté de la façon suivante :

579-00001

579-00002 pour l’ajout d’un deuxième avis de changement sur ce même contrat

Etc.

Exemple d’un avis de changement sur un contrat de sous-traitance avec une extension:

Formule utilisée : NUMÉRO DU CONTRAT + TIRET + EXTENSION + TIRET + NUMÉRO DE SÉQUENCE

Ainsi, un premier avis de changement qui est ajouté sur le contrat de sous-traitance avec une extension # 579-01 est numéroté de la façon suivante :

579-01-00001

579-01-00002 pour l’ajout d’un deuxième avis de changement sur ce même contrat

Etc.

 

Dernière modification : 20 septembre 2024